章や条項などの番号が自動的に更新されるようにするには (Word 2010)

契約書の条項番号が自動的に更新されるようにするには」で、Word 2003 での
見出しとアウトライン番号の設定方法をご紹介しました。

今回は、内容 (目的) は変わりませんが、バージョンが上がることによって操作方法が
変わっている部分がありますので、Word 2010での操作方法をご紹介します。

契約書やマニュアルなど、〇章や、第〇条などの章番号や条項番号が
自動的に更新されるように設定していきます。
ここでは、章番号以外の内容は入力されているファイルを使って、操作する場合の
方法を例にご紹介します。

Step1. 見出しの設定をする

段落の先頭に表示する番号は、「アウトライン番号」という機能を使って設定
しますが、アウトライン番号の設定をする前に、「ここに章番号をつけたい」という
目印をつける作業として、見出しスタイルの設定をします。

「見出し 1」や「見出し 2」などの組み込みの見出しスタイルには、フォント サイズ
などの文字書式と、インデントやアウトライン レベルなどの段落書式が含まれて
います。
たとえば、「見出し 1」というスタイルにはアウトライン レベル 1 が、
「見出し 2」にはアウトライン レベル 2 が設定 (登録) されています。
そのため、段落に「見出し 1」を設定すると、文書内でレベルの一番高い
アウトライン レベル 1 が設定されます。

1. 見出しの設定をする段落をすべて選択します。
 (ここではまとめて選択していますが、段落 1 つずつに対して、
  選択→スタイルの設定という手順を繰り返してもよいです。)

  章番号 (第 x 章) をつけたい段落を選択し、[Ctrl] キーを押しながら 2 つ目以降の
  段落を選択します。
  行の余白部分をクリックすると行単位で選択できます。
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2. リボンの [ホーム] タブの [スタイル] グループの [スタイル] ギャラリーで
  [見出し 1] をクリックして選択します。
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3. 選択していた段落に「見出し 1」スタイルが設定されます。
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Step2. アウトライン番号の設定をする

アウトライン番号は、アウトライン レベルに応じた段落番号を設定する機能です。
アウトライン レベル 1 の段落の先頭に「第x章」という番号を表示する、という
設定をします。

今からダイアログ ボックスで設定しようとしているのは、下記の 2 つの項目です。

手順 ① 見出し 1 というスタイルと、アウトライン番号のレベル 1 を対応付ける
手順 ① レベル 1 の段落に表示する番号は "第x章" とする

この 2 つの項目を設定することで、スタイルとアウトライン番号が対応付けられる
ため、「見出し 1」というスタイルが設定されている段落に「第x章」という番号が
表示されます。

1. 「見出し 1」スタイルを設定済みのいずれかの段落を選択して、
  リボンの [ホーム] タブの [段落] グループの [アウトライン] の
  [新しいアウトラインの定義] をクリックします。
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2. [新しいアウトラインの定義] ダイアログ ボックスが表示されます。

  [オプション] をクリックしてダイアログ ボックスを広げます。 05.jpg


3. ダイアログ ボックスの左上の [変更するレベルをクリックしてください] の一覧で
  [1] が選択されていることを確認し (または 1 を選択し) 、
  [レベルに対応づける見出しスタイル] で [見出し 1] を選択します。
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4. [番号書式] ボックスにあらかじめ表示されている数字 (1) は消さず、数字の前後に
  文字列を追加します。

  プレビューで見出し 1 の文字列の前方の位置に、「第1章」という番号が表示される
  ことを確認し、[OK] をクリックします。

  ※[番号書式] ボックスに表示されている番号 (1) は、自動で採番されるための
   コード (命令) です。番号 (1) は消さずに、前後に文字列を追加してください。
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5. 「見出し 1」スタイルが設定されている段落に、アウトライン番号 (章番号) が
  設定されます。

  ダイアログ ボックスで追加した「第」と「章」という文字列は固定で、
  中央の番号は自動的に増えていることがわかります。
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Step3. 条項を削除したり、追加したりしてみる

アウトライン番号の設定をするときに、[番号書式] ボックスに表示されている
番号 (1) は、自動で採番されるためのコード (命令) なので消さずにおいてください、と
書きました。
文字列を入力して「1」という数字を表すのではなく、書式によって「1」などの番号を自動的に表示することで、段落の増減や順序の変更に対応できます。


  1. 削除する段落を削除します。

  削除する段落全体を選択して [Delete] キーを押してください。
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2. 選択した段落が削除され、章番号が振りなおされます。

  下図では、「第 1 章 顧客管理システムの基本操作」が削除され、
  第 2 章だった「顧客情報の参照と利用」が「第 1 章」になっていることが
  わかります。
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3. 「章」を追加したい、という場合は、章のタイトルとしたい文字列を入力し、
  この段落に「見出し 1」スタイルを適用します。

  下図では、先ほど削除した「顧客管理システムの基本操作」という文字列を
  もう一度入力し、段落を選択しています。
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4. リボンの [ホーム] タブの [スタイル] グループの [スタイル] ギャラリーで
  [見出し 1] をクリックします。
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5. 選択した段落に「見出し 1」スタイルが設定され、
  対応しているアウトライン番号 (章番号) が設定されます。

  追加した段落以降の章番号は、自動的に 1 つずつ繰り上がっていることが
  わかります。
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●補足
見出しの設定は、[スタイル] ウィンドウで行うこともできます。

リボンの [ホーム] タブの [スタイル] グループの右下にある
[18.png ] マークをクリックすると、[スタイル] ウィンドウが表示されます。
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リボンは、書式設定など、文書の編集時にタブを切り替えて使用することが多いので、
スタイルの設定に関しては、常に表示しておくことができる [スタイル] ウィンドウを使う、
というのも手です。

[プレビューを表示する] をオンにしておくと、スタイルに含まれる書式が表示されるので、
使用するスタイルが見つけやすくなります。
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もちろん、手打ちで「第○章」や「第△条」と入力することも間違いでは
ありませんが、 途中で項目が減ったり増えたりする場合、入力し直すのはかなりの
手間がかかりますし、同じ番号が 2 つある?! ということにもなりかねません。
せっかく機能があるのですから、ぜひ使っていただきたいですが、
さ まざまな機能が連動し合っている Word は、
見えないところで、気付かないうちに、いろんな機能が働いているので、
なかなか思うようにいかなかったりして、多くの方に嫌われがちです。。。
気遣い屋さんなだけなんですが。。。私も嫌いでした。。。笑
ですが、一度仕組みを知って使い慣れてしまえば、こんなに便利なことはありません。
まずは使ってみること!そして使い慣れること!
嫌いなままでは、ずっと嫌いで、ずっと使えないので、、、
ぜひチャレンジしてみてください。
私も皆様に分かりやすくお伝えできるように頑張ります!

川島 江里奈