箇条書きを読みやすくする「文字間隔」「改行」「行間」

スライドのプレースホルダーに入力する箇条書きを、より読みやすくバランスよく表示するために、いくつかの設定を加えて仕上げることが多いです。その中から 3 つをご紹介します。

下図 A に対して 3 つの設定をし、下図 B になるようにしています。

赤枠 :文字の間隔をつめて 1 行におさまるようにする

黄枠:単語の途中で改行されないようにする

緑枠:行間を広げて配置を整える

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Step1. 文字の間隔をつめる

あと1、2文字が入りきらずに次の行に表示されてしまう、というとき、このスライドだけプレースホルダーのサイズを変えるのもよろしくないし、かといって、フォント サイズを小さくするのも、、、

というときは、文字と文字の間隔を狭くして、自然な形で1 行に収めるようにするとよいです。

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間隔を狭くしたい文字列を選択して、リボンの [ホーム] タブの [フォント] グループの [文字の間隔] をクリックし、[狭く] を選択します。

選択した文字列の文字と文字の間隔が狭くなり、(今回の例の場合は) 1 行に文字列が収まります。

[狭く] を選択すると 1.5 pt (約 0.5 mm) ずつ狭くなるので、このくらいのフォント サイズで あれば不自然な重なりが起きず、読みにくさはありません。

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[狭く] や [より狭く] ではなく、もう少し細かく調整をしたい場合は、[文字の間隔] をクリックし、 [その他の間隔] をクリックして、[フォント] ダイアログ ボックスで設定します。 [文字幅と間隔] タブの [間隔] で [文字間隔をつめる] を選択し、右側の [幅] にサイズを指定します。

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Step2. 段落内で改行する

自動的に行われた改行によって、単語の途中などで改行されてしまうことがあります。 これでは美しくないし、読みにくい。。。 適切な位置で改行をしたいとき、どのようにしていますか?

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改行したいところで[Enter] キーを押すと、

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改行はされるけれど、段落も新しくなってしまうので、行頭文字 (-) がついてしまう、

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行頭文字が邪魔だし、文章の先頭がそろわないので [Backspace] を数回押して消して、

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[Space] で文章の先頭が合うようにしたつもりが、実は少しずれている、、、

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ということがあるのではないでしょうか?

この操作は、「改行」というよりは「改段落」(こんな言葉があるかどうかはわからないけれど) と いえる操作です。そのため、1 つの文章が 2 つの段落に分けて記載されてしまい、1 つのまとまりとして扱いにくくなります。 「-」や「■」などの行頭文字は、1 つの段落に対して 1 つ設定される段落書式です。 「2 行目に行頭文字がついてしまう」のではなく、「新しく作成された段落に段落書式が引き継がれた」ために、行頭文字がついたのです。

1 つの段落として扱いたいけれど、任意の位置で改行をしたいのであれば段落内での改行を行います。 改行したい位置で [Shift] + [Enter] を押すと、

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段落内で改行されます。 1 つの段落の中で行だけが改められるため、行頭文字はつきません。 また、(ぶら下げインデントの位置次第ですが) 文章の先頭も揃います。

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該当箇所が 1 つの段落としてまとまっているかどうかは、 文字の上をトリプル クリック (すばやく 3 回クリック) すればわかります。

トリプル クリックをしたときに選択されたその文字列が、1 つの段落の中に含まれているという ことです。

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Step3. 行間を広げる

スライドの中にバランス良く文字列を表示したいとき、行間を広げたり狭くしたりするという 方法を使うことがあります。 全体的に広げて (狭めて) もよいし、部分的に違いを加えてもいいでしょう。

たとえば、プレースホルダー全体を選択して、「このプレースホルダーの中の行間をすべて広げて」というように設定すれば、上のほうに集まっていた文字列をバランスよく広げられます。

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プレースホルダーの選択後、リボンの [ホーム] タブの [段落] グループの [行間] をクリックして、(現在が 1.0 なのでそれよりも広い) [1.5] を選択します。

プレースホルダーの中の行と行の間隔が広がります。1 つの段落の中に複数の行が含まれているとき、これらの行間も広がります。 powerpoint201404013

行間の設定は段落書式です。特定の段落だけを選択して微調整できます。

たとえば、下図のように、複数行が含まれているところだけ、行間が広がりすぎないように再調整を 加えてもよいですね。 対象の段落はトリプル クリックで選択できますよ。

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PowerPoint のスライドは、「なんとなく」「がんばれば」それなりに作れてしまいます。 しかし、きちんと機能や設定を知って適切な操作をすることで、無駄な作業を減らし、後からの 修正の少ないスライドを作ることができるはずです。 もちろん読みやすさや美しさは必要です。「時間をかけて」なんとかするのではなく、 機能や設定を使い、効率の良い作業をして求める結果が得られるようになるとよいですね。

石田 かのこ