更新しやすい座席表を作る (Visio と Excel)

Excel や PowerPoint を使って、図形による座席表を作りたいというユーザーの方は多くいらっしゃいますが、組織には変更はつきものだし、大きなチームになれば、どうしても更新には手間がかかってしまいます。

1 つの手段として Visio と Excel を組み合わせて、データ (社員の情報) と見た目 (座席レイアウト) を分けて考え、更新しやすい座席表を作ることができます。

社員の情報としてあれもこれも管理したとか、什器の情報も一緒に管理したいとか、そういった欲もでてくるとは思いますし、実際にVisio ではそれが可能ですが、ここではとてもシンプルな方法でこんな座席表を作る手順を例にご紹介します。

なお、ここで使う Visio は Excel などのデータをリンクできる機能が搭載されている Professional や Visio Online プラン 2 である必要があります。Standard にはこの機能は含まれません。

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Excel で用意するもの

Excel ブックを用意し、座席表に表示したい社員の名前や電話番号などの情報をテーブル形式でまとめ、名前を付けて保存しておきます。

テーブルへの変換は必須ではありませんが、データの追加などにも対応しやすいように、テーブルに変更しておくほうが使いやすいと思います。

1 名分が 1 行 (1 レコード) になるようにしてください。セルの結合をするとか、クロス集計表の形になっているとか、シンプルなテーブル形式の表でない場合はうまくいかない可能性があります。

このとき私だったら、1 レコード目に「サンプル」などの確認用データを用意しますが、必須ではありません。
また、部署名とかその他のフィールドも準備したければお好みで。

Excel ブックは閉じておいてください。

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Visio での図面の準備

  1. Visio を起動し、[基本図] テンプレートを選択して新規の図面を作成します。
    (このテンプレートでなくても、オフィスレイアウトでもなんでもよいです。今回は四角形の図形を使うのでこちらを選択しています。)
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  2. 編集をする前に図面に名前を付けて保存し、[基本図形] ステンシルで [長方形] を選択してページにドラッグなどで配置します。
    図形のサイズを適宜調整して (机っぽく?) お好みの形にしてください。1901001_04.png

     
  3. 配色などのデザインはお好みですが、ここでは [シンプル] のテーマに変更してモノクロにしておきます。
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  4. リボンの [データ] タブの [外部データ] グループの [クイック インポート] をクリックします。
    [クイック インポート] がない、というバージョンをお使いの場合は [図形をデータにリンク] が使えると思います。

    データリンクに関してはこちらでも書いています。→ https://www.visio.jp/MS-Visio/2013/tips/visio15.html
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  5. [データ選択ウィザード] の [参照] をクリックして、最初の準備しておいた Excel ブックをインポートするブックとして指定し、[完了] をクリックします。
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  6. データのインポートが実行されたら、[完了] をクリックします。
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  7. 図面に Excel ブックのデータがインポートされ、[外部データ] ウィンドウにデータが表示されます。
    ([外部データ] ウィンドウが画面の下のほうに表示されるバージョンもあると思います。)

    “インポート” と表現しているけれど、Excel のブックとつながっていると考えてよいです。
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  8. 図形に [社員名] や [内線番号] のデータを格納すると、既定でどのようなデータ グラフィックで表示されるのかを確認します。

    [外部データ] ウィンドウでサンプルデータを選択し、図形に向かってドラッグしてドロップします。
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  9. 図形に選択したデータがリンクされ、図形データとして格納されます。
    なお、図形にリンクしているデータには、リンクを表すマークが表示されます。

    このとき、既定で図形の右側にデータ グラフィックを使ってデータが表示されますが、この内容や位置、デザインはあとで変更する予定です。
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図形データに関するおまけ


もともと長方形の図形には、図形データのフィールド (項目) は 1 つもありませんが、データをリンクしたときに自動的に Excel 側で用意したフィールドが図形データとして準備され、データも格納されます。

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たとえばこれが、[オフィス用家具] などのステンシルに用意されている [プライベート オフィス デスク] などの図形の場合、[資産番号] や [購入日] などの資産管理に必要な図形データのフィールドが事前に用意されており、“モノ” に関する情報と “人” 関する情報を 1 つの図形に格納できたりします。(今回は長方形の図形を使ってシンプルにやっています。)
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データ グラフィックの編集

現時点では、図形の右側に [社員名] と [No] が表示されていますが、[社員名] と [内線番号] が図形の中に表示されるように、データ グラフィックとして表示するフィールドの選択や、配置やデザインの調整をします。

 

  1. 図形を選択して、[データ グラフィック フィールド] ウィンドウで図形に表示するフィールドを選択します。

    ここでは [No] をオフにし、[内線番号] をオンにしています。
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  2. 図形を選択し、リボンの [データ] タブの [高度なデータのリンク] グループの [高度なデータ グラフィック] をクリックし、[データ グラフィックの編集] をクリックします。

    この操作の意味は、「現在この図形に適用しているデータ グラフィックの設定を編集したいです。」というところでしょうか。
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    [データ グラフィックの編集] ダイアログ ボックスが表示され、どのフィールドの値がどのような形式で、どこに表示されるのかが確認できます。

    2 つとも、[位置] には [既定] が設定されており、[既定の位置] では [横位置] が [図形の右] となっているので、これを [中央] に変更します。(ということは、[位置] で [既定] を選ぶと、データが図形の内側に表示されるようになる、ということ)
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  3. データごとに編集する場合は、(たとえば [社員名] の) フィールドを選択して [アイテムの編集] をクリックします。
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  4. [アイテムの編集] ダイアログ ボックスが表示され、[詳細] でフォント サイズや枠をどうするかなどが選択できます。

    ここでは、[表示形式] が [テキスト] で、[スタイル] が [シンプル] になっている部分はそのままに、フォント サイズを少し大きくしてラベルの表示をやめ、枠線を表示しないようにしたいと考えています。

    [値のフォント サイズ] を [12 pt] にします。 ・・・ 8pt って書いてあるところをクリックすると編集できます。
    [ラベルの位置] を [表示しない] にします。 ・・・ 下図の赤枠のところをクリックすると選べます。
    [枠の種類] を [なし] にします。 ・・・ 下図の赤枠のところをクリックすると選べます。

    [OK] をクリックします。
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  5. [データ グラフィックの編集] ダイアログ ボックスの [適用] をクリックすると、データ グラフィックの編集結果が図形に適用されます。
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  6. [内線番号] に青い色がついているのは、テキスト (文字列) を表示するスタイルで [テキストの吹き出し] という種類が選択されているからです。

    ここでは、[内線番号] も [スタイル] は [シンプル] に変更して、その他の詳細も編集します。

    編集したいフィールド ([内線番号]) を選択して [アイテムの編集] をクリックします。
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  7. [アイテムの編集] ダイアログ ボックスの [スタイル] で [シンプル] を選択し、[値のフォント サイズ] を [10pt]、[ラベルの位置] を [表示しない]、[枠の種類] を [なし] にして [OK] をクリックします。
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  8. [データ グラフィックの編集] ダイアログ ボックスの [適用] をクリックすると、データ グラフィックの編集結果が図形に適用されます。
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データ グラフィックに関するおまけ


データ グラフィックというのは、図形データをどのように表示するのかを決めるデザインということですね。
1 つのデータ グラフィックの定義の中で、アイテム (フィールド) ごとに、どんなふうに表示したいのかを編集できる、ということです。

2013 以前のバージョンには [データ グラフィック フィールド] ウィンドウがないので、どの図形データをグラフィックとして表示するのかといった設定も [データ グラフィックの編集] ダイアログ ボックスで行います。
表示したくないアイテムは [削除] を使って削除し、追加したいアイテム (フィールド) があるのなら [新しいアイテム] から追加してください。

 

図形にデータをリンクする

  1. 必要な席数分の図形 (ここでは [長方形]) を図面ページに配置します。

    既存の図形をコピーしてもよいけれど、「サンプル」データは不要なので、わたしは 2 つ目の図形をステンシルからドラッグして追加してからコピーしました。
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  2. すでに図形データが格納されている図形に、ほかのデータをドラッグ アンド ドロップして関連付けようとすると置き換えるかどうかのメッセージが表示されます。

    [はい] をクリックするとデータが置き換えられます。
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  3. どの座席にだれの情報を格納したいのかに合わせて、ドラッグ アンド ドロップでデータ リンクを行います。

    ここでは、No 1 のサンプル データはどの図形にもリンクされておらず、No 2 から No 7 までのデータをそれぞれの図形にドラッグ アンド ドロップしてリンクしました。(6 人分できた、ということ)
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  4. 編集が終わったら、図面を上書き保存して閉じ、Visio を終了します。

データを編集、追加、更新する

座席表にメンバーを増やしたい場合は、Excel ブックに情報を追加します。

  1. たとえば下図では、Excel ブックを開いて、No 8 から No 20 までのメンバーの情報を追加しています。
    内線番号を変更したい、社員の名前を編集したいなどの変更もこちらのブックで行います。

    ブックを上書き保存して閉じます。
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  2. 更新したい (追加したメンバーの情報も座席表に反映したい) 図面を開き、リボンの [データ] タブの [外部データ] グループの [すべて更新] をクリックします。
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  3. [最新のデータに更新] ダイアログ ボックスが表示され、後進の進行状況が確認できます。

    [進行状況] が [完了] となったら [閉じる] をクリックします。
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  4. リンクしているデータが更新され、[外部データ] ウィンドウに追加したメンバーの情報が表示されます。

    Excel ブックに追加したメンバーのデータも、ドラッグ アンド ドロップで図形にリンクします。
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  5. もしも、データが図形に表示されなかったり、ほかのデータ グラフィックが適用されてしまったりした場合は、図形を選択してから適用したいデータ グラフィックをクリックして選択してください。
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  6. 更新しやすい座席表のできあがり。
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データの更新に関するおまけ


最初に「サンプル」のデータをいれてあったレコードは、データ グラフィックの編集が終わればいらないのですが、わたしはレコードを削除せずに、中身だけセルから消して利用を継続します。

その理由は、もともと誰かの座席だった図形を空席にしたいときに、空のデータをリンクさせることで簡単に図形データを削除できるからです。

こんな風に空にしておいて ↓
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更新を実行すると空のレコードが使えるようになり ↓
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図形データを消したい図形にドラッグ アンド ドロップすると ↓
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図形データを削除できます。↓
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しっかりとしたオフィス レイアウトの図面に、社員の名前や電話番号を載せたいこともあると思いますし、それももちろんできますが、シンプルな図形が並んでいるだけでいいから、編集がしやすい座席表を作りたい、という方も多いようなのでご紹介してみました。

図形に文字を “表示する” だけではなくて、図形そのものにデータを格納できるところが Visio を利用することのメリットです。
VBA などのプログラムを使って処理を行わなくても Excel と Visio の標準機能で十分対応できますので、データ リンクが可能な Visio を活用ください。

石田 かのこ