初めて Visio を使う方へ (Visio の基本と用語)

最近 Visio に関するお仕事をすることが多いのですが、やっぱり他の Office 製品に比べて知られていないなーと感じます。
PC にインストールされているけれど立ち上げたことがない!とか、使わなければいけなくなったんだけどちんぷんかんぷん、とかという声が多いです。
 

ということで、ちょこテクではあまり需要が高くないのかもしれませんが、Visio の基本操作や Visio 独特の用語について、少しずつご紹介していきます。
 

基本的には Visio 2013 Professionalをベースにして書きますが、基本的な用語なんかは昔から変わらないので 2007 や 2010 の方も問題ないと思います。

Step1. Visio とは?

Excel はご存知のとおり、データ集計や分析などを行える数値に強い Office 製品。(ファイル = ブック)
 

PowerPoint は、こちらもご存知のとおり、プレゼンテーション用資料の作成ができる Office 製品。(ファイル = プレゼンテーション)
 

身近なところでいくと、フロー図は PowerPoint よりも Visio、座席表は Excel よりも Visio のほうが専用機能を使って効率よくメンテナンスのしやすいドキュメントを作ることができます。

Step2. Visio の起動直後

これはバージョンによってだいぶ違います。

普段 Excel や PowerPoint、Word は使っている、という方からすると、真っ白なページがでてこない、というところにまずは違いがあると思います。(2013 をお使いの方は Excel などもテンプレートの一覧がでてくるので違和感は少ないかも)
 

Visio は昔から、起動直後はテンプレートの選択を行うための画面が表示されます。
Visio にとってテンプレートってとても大切なのです。(テンプレートについては Step 3 へ)
 

■ Visio 2007
画面左側で分類を選択し、右側に表示される一覧で使用するテンプレートを選びます。
テンプレートをダブル クリックするか、選択してから [作成] をクリックすると選択したテンプレートを元にした新しい図面が作成されます。
 

ステンシルなどを含まない空白の図面を開くには、[標準] ツールバーの [新規作成] をクリックしてください。01.jpg

 

■ Visio 2010
起動直後、バックステージ ビューの [新規作成] が表示され、[テンプレート カテゴリ] で分類を選択すると、その分類の一覧に切り替わります。
 

表示される一覧で使用するテンプレートを選びます。
テンプレートをダブル クリックするか、選択してから [作成] をクリックすると選択したテンプレートを元にした新しい図面が作成されます。
 

[空白の図面] は下部の [その他の開始方法] にあります。02.jpg

 

■ Visio 2013
起動直後、スタート画面が表示され、[お勧めのテンプレート] が表示されます。
使用するテンプレートを選び、テンプレートをダブル クリックするか、クリックをしたあとに表示されるウィンドウで [作成] をクリックすると選択したテンプレートを元にした新しい図面を作成できます。
 

小さくて見つけにくいのですが、[カテゴリ] をクリックすると一覧がカテゴリの表示に切り替わります。
旧バージョンをお使いだった方で、カテゴリから選びたい方はこちらをどうぞ。

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Step3. Visio のテンプレートとは?

Visio のテンプレートは、作成する図面に合った既定のページ設定や、使うであろう図形が含まれているドキュメントのひな型のことです。


たとえば、[空白の図面] というテンプレートを元にファイルを作成したのが下図です。
用紙の向きが縦で、画面の左側にある [図形] ウィンドウには図形が表示されていません。

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それに対して、[基本フローチャート] というテンプレートを元にファイルを作成したのがこちら。
用紙の向きが横で、画面の左側にある [図形] ウィンドウには [基本フローチャート] や [部門連携フローチャート] といった図形の一覧が表示されています。この図形の一覧のことを「ステンシル」といいます。
 

冒頭で書いた「使うであろう図形が含まれている」というのは、自動的にステンシルが表示される」ということです。
 

たとえば、[基本フローチャート] ステンシルには、[処理] や [データ] などのフローチャートを作成するときに利用されるであろう図形が表示されています。
ステンシルのタイトル ([部門連携フローチャート] などと表示されているところ) をクリックすると、内容を表示するステンシルを切り替えられます。

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もう 1 つ違うテンプレートをご紹介。
こちらは [組織図ウィザード] というテンプレートを選択して新しい図面を作成しようとしたところです。
[組織図ウィザード] が自動的に起動し、組織図に利用するデータを取り込む?それとも今ここで入力するの?と問われています。


こんな風に、呼び出される機能が違うということもあります。
また、リボンには、[空白の図面] や [基本フローチャート] のときには表示されていなかった [組織図] というタブが表示されています。

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ということで、Visio のテンプレートとは、ページ設定はもちろんのこと、どのような図形を利用するのか、どのような機能を呼び出すのかが定義されているアプリケーションとして機能するひな型ということです。
 

作りたい図面によって適切なテンプレートを選択することで作業をスムーズに進められます。
 

Step4. 図面で使う図形 = マスター シェイプ

ステンシルには図形が表示されています。
 

[基本フローチャート] ステンシルには [開始/終了] や [処理] などの図形がありますが、これらの図形のことを「マスター シェイプ」といいます。図面に配置するための図形の大本 (おおもと、マスター) の図形 (シェイプ) ということです。
 

図面を作成するときに、このマスター シェイプをドラッグなどの操作で図面ページに配置します。
言い方を分けるなら、ステンシルの図形が「マスター シェイプ」、図面上の図形は「図形」です。

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Step5. ほかのステンシルを開く

今は表示されていないマスター シェイプを使いたい場合は、ほかのステンシルを追加で開きます。
 

Visio 2010 または 2013 の場合は [図形] ウィンドウの [その他の図形] から、Visio 2007 の場合は [ファイル] メニューの [図形] からカテゴリを選択して、開きたいステンシルの名前を選択します。

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Step6. [クイック図形] ステンシル

Visio 2010 または Visio 2013 の [図形] ウィンドウのステンシルをよく見ると区切り線があります。

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また、[クイック図形] というステンシルがあることも確認できます。
[クイック図形] ステンシルには、開いている各ステンシルの区切り線よりも上に表示されている図形がまとめて表示されます。
頻繁に利用する図形を各ステンシルで区切り線よりも上に移動しておけば、[クイック図形] ステンシルに表示されるから、ステンシルを切り替える手間が省ける!ってことです。

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Step7. マスター シェイプの検索

そもそも使いたいマスター シェイプが用意されているのか?や、ほかによさそうなモノはないかな?というとき、使いたい図形がどのステンシルにあるのかがわからないときなどは、検索をして探します。
 

Visio 2007 の場合は [図形] ウィンドウの上部に検索ボックスが表示されています。
Visio 2010 の既定では検索ボックスが表示されていないので、[図形] ウィンドウの [その他の図形] をクリックして [図形の検索] をクリックして検索ボックスを表示してください。
Visio 2013 の場合は、[図形] ウィンドウの [図形] をクリックすると検索ボックスが表示されます。
 

検索ボックスにキーワードを入力して [Enter] キーを押すと検索が実行され、結果が表示されます。
この結果の一覧でマスター シェイプを選択して、図面上にドラッグして配置します。

 

なお、Visio 2013 ではステンシルごとにまとめられて結果が表示されるようになりました。

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Step8. [図面ステンシル]

図面を作成すると自動的に [図面ステンシル] というステンシルが作成されます。
 

[図面ステンシル] は、図面に配置するマスター シェイプのコピーが保管されている場所です。
マスター シェイプを図面ページにドラッグなどで配置して図面を作成していきますが、このとき、ステンシルに含まれるマスター シェイプが [図面ステンシル] にコピーされます。
 

動きとして、「ステンシル → 図面ページ」ではなく、「ステンシル → [図形ステンシル] → 図面ページ」という流れで配置されているとイメージするとよいです。
 

[図面ステンシル] は自動的には [図形] ウィンドウに表示されません。
[図面ステンシル] を表示するには、Visio 2010 または 2013 の場合は [図形] ウィンドウの [その他の図形] から、Visio 2007 の場合は [ファイル] メニューの [図形] から [図面ステンシルを表示] をクリックします。
閉じるときは、[図面ステンシル] と表示されているタイトル部分を右クリックして [閉じる] をクリックしてください。

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[図面ステンシル] を表示しておくと、図面ページで図面作成の過程で使ったことのある図形を配置したい場合に選択がしやすいです。
 

ただし、図面ページに配置していた図形を削除しても、[図面ステンシル] にはマスター シェイプのコピーが残るので、使用していないマスター シェイプが原因でファイル サイズが大きくなっていることがあります。
[図面ステンシル] の図形は、1 つずつ選択をして削除することもできますが、ファイル サイズの縮小を行うと、図面で使用されていない図形を [図面ステンシル] からまとめて削除できます。(やり方は こちら の最後のほう)
 


まったく図面の作成はしていないけれど今回はここまで。
Visio を使い始めるときに知っていただきたい用語は、「テンプレート」「マスター シェイプ」「ステンシル」の 3 つです。
「xx テンプレートを開いてください」「xx ステンシルの xx (マスター シェイプ) を図面ページに配置してください」といわれたときに「なんじゃそりゃ???」とならないように。
 

言葉なんてなんでもいいじゃない、と思われるかもしれませんし、用語自体が重要ではないです。
ただ、実際に図面を作ったり調べ物をしたりするときに、言葉や用語がわからないと、思うように作業ができなかったり理解に時間がかかったりするので、ある程度は正式名称とその定義は知っておいたほうがいいと思います。
 

石田 かのこ