仕分けルールで移動しているメールのデスクトップ通知 (Outlook)

Outlook では、メールの差出人や件名などのルールによって、自動的に [受信トレイ] 以外のフォルダーにメールを移動するルールを作成できます。これを仕分けルールといいます。

お使いの方、たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。

たとえば、下図のルールでは「件名に “セミナー” という文字があったら、[セミナー] フォルダーに移動する」という仕分けルールを作ってあります。

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この仕分けルールによってほかのフォルダーにメールを自動的に移動するルールを作ったとき、既定ではデスクトップ通知が表示されません。そのためメールを受信したことに気づきにくい、なんてことがあります。

このようなことを避けるために、仕分けルールによってメールを移動するときにもデスクトップ通知を表示するように、ルールの中に処理を追加できます。

ルールを作るときに処理を追加してもよいし、作成されているルールにあとから処理を追加してもよいです。
ここでは、作成済みのルールに処理を追加する手順をご紹介します。なお、ここでご紹介している Outlook は Exchange Online (Exchange Server) を利用しているユーザーを想定しています。(わからない方は、組織の管理者に聞いてみてください)

Step1. [デスクトップ通知を表示する] を追加する

  1. Outlook 2010 または 2013 の場合は、リボンの [ホーム] タブの [移動] グループの [ルール] をクリックし、[仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

    Outlook 2007 の場合は、[ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックしてください。
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  2.  [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、処理を追加するルールを選択し、[仕分けルール変更] - [仕分けルール設定の編集] をクリックします。
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  3. [自動仕分けウィザード] ダイアログ ボックスの [次へ] をクリックして、タイトル部分に「処理を選択してください」と表示されているページに移動し、[デスクトップ通知を表示する] チェック ボックスをオンにして [完了] をクリックします。

    処理の中に、「指定のフォルダーに移動する」という処理と、「デスクトップ通知を表示する」という 2 つの処理が設定された、という状態になります。
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  4. 下図のメッセージが表示されます。

    「デスクトップ通知を表示する」という処理を追加したことで、「クライアント ルール」となり、 Outlook が起動しているときにのみ、処理が行われることを伝えるメッセージです。

    [OK] をクリックします。
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  5. ルールが編集されます。

    [OK] をクリックします。
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  6. 次回以降、条件に一致するメールを受信したときには、デスクトップ通知が表示されます。  
     
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おまけ:サーバー ルールとクライアント ルール

Exchange 環境下で Outlook を使っているとき、仕分けルールではサーバー ルールとクライアント ルールの 2 種類を使い分けます。

サーバー ルールは、Outlook を起動していないときにも処理が実行されます。たとえば、メールを自動的にほかのフォルダーに移動するルールを作っているとき、Outlook を起動していなくてもメールはほかのフォルダーに移動されている、ということです。

クライアント ルールは、Outlook を起動しているときにだけ処理が実行されます。 
[受信トレイ] から移動をしないメールも、Outlook を起動しているときにだけデスクトップ通知は表示されますよね?
クライアント ルールは Outlook が起動していなければ機能しないのです。

1 つのルールの中に、「フォルダーを移動する」というサーバー ルールと「デスクトップ通知を表示する」というクライアント ルールがあるとき、これはクライアント ルールとなります。そのため、Step 1 の手順でご紹介したルールはクライアント ルールとなりました。

Exchange 環境下でメールを使っているとき、Outlook Web App (ブラウザーでメール ボックスにアクセスする仕組み、サービス) を使ったり、スマートフォンのアプリを使ったりしてメール ボックスにアクセスできますが、これは「Outlook を起動している」状態ではありません。そのため、サーバー ルールは機能しますが、クライアント ルールは機能しません。
たとえば、Step 1 の設定を行った後、Outlook Web App (ブラウザー) でメール ボックスを確認すると、メールは [受信トレイ] から移動していません。

ということで、、、
どこからメール ボックスにアクセスしてもメールは [セミナー] フォルダーに移動している状態で確認したい!という方は、「件名に “セミナー” という文字があったら [セミナー] フォルダーに移動する」というサーバー ルールと、「件名に “セミナー” という文字があったらデスクトップ通知を表示する」というクライアント ルールを別々に作るとよいと思います。

少なくとも 1 つのルールの中にサーバー ルールとクライアント ルールがあるとき、クライアント ルールとなる、というのは覚えておいたほうがよいでしょうね。


石田 かのこ