すべてのメールを見るための検索フォルダー

受信したメールも送信したメールも、フォルダーを分けて管理しているメールも、
とにかくすべてのメールを 1 か所で見たいです。とご質問をいただきました。

Notes を使っているときに [すべての文書ビュー] を使っていた方は Outlook に移行後、
設定したいかもしれませんね。

Outlook では、検索フォルダーを使って、選択したフォルダーの条件に一致する
メール アイテムを表示できます。フォルダーの選択時に「メールボックス内の
すべてのメール フォルダー」を指定することで、すべてのメールを一か所に
表示できます。

検索フォルダーに関しては、Outlook 2007 がベースですが、こちらでご紹介して
いますので参考にしてください。

Step1. すべてのメールアイテムを表示する検索フォルダーを
    作成する

Outlook 2010 で新しい検索フォルダーを作成します。
名前を「全メール」、条件をメールボックス内のすべてのメールとして作成します。

Outlook 2013 でも同じ手順で作成できます。
Outlook 2007 の方は、右クリックの操作で新しい検索フォルダーを作ってください。
それ以降は同じ手順です。

1. リボンの [フォルダー] タブの [新規作成] グループの [新しい検索フォルダー] を
  クリックします。

  ナビゲーションの [検索フォルダー] を右クリックして、[新しい検索フォルダー] を
  選択してもよいです。
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2. [新しい検索フォルダー] ダイアログ ボックスが表示されます。

  [カスタム検索フォルダーを作成する] を選択して [選択] をクリックします。
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3. [検索フォルダーのカスタマイズ] ダイアログ ボックスが表示されます。

  [名前] に設定する検索フォルダー名を入力して [参照] をクリックします。

  対象とするフォルダーの確認や選択をしない場合は、手順 5. に進んでよいです。
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4. [フォルダーの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。

  すべてのメール アイテムを対象とする場合は、
  フォルダー ツリーの一番上のメール ボックス (メールアドレスや表示名) の
  チェック ボックスがオンになっていることを確認して [OK] をクリックします。

  たとえば、一部のメール フォルダーだけを対象にしたいのであれば、対象とする
  フォルダーのチェックだけをオンにしてください。
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5. [検索フォルダーのカスタマイズ] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックします。
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6. フォルダーだけを選択し、詳細な条件を指定していない場合、
  下図のメッセージが表示されます。

  [はい] をクリックします。
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7. [新しい検索フォルダー] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックします。
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8. メールボックス内のすべてのメールアイテムを表示する検索フォルダーが
  作成されます。

  下図ではフォルダーすべてを表示しきれていませんが、すべてのメール アイテム
  が表示されています。
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おまけ

すべてのメールが 1 か所で見えるようになって、これで OK!だったらよいのですが、
おそらくとても見にくいのではないかと思います、、、

作成した「全メール」の検索フォルダーのビュー (どういう順序で、どんな項目を、
どのような形式で表示するのかなどの定義) を調整したい方は、ビューの設定をして
ください。

たとえば下図では、フィールド ([件名] とか [差出人] とか) の順序を変えて、
閲覧ウィンドウはオフにし、件名順に並べるなどのビューの定義をしてあります。
(これがいいかどうかは別)
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既定のビューでは使いにくい方は、対象の (作成した) 検索フォルダーを選択して、
リボンの [表示] タブの [現在のビュー] グループの [ビューの設定] をクリックし、
[ビューの詳細設定: コンパクト] などの表示されるダイアログ ボックスで設定します。

[その他の設定] を使うと閲覧ウィンドウのオン/オフなどの設定もできます。
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検索フォルダー+ビューの設定で少しでも使いやすい形に整えてお使いください。

石田かのこ