未読のメールを赤く表示する などの条件付き書式

Outlook 2010/2013 で未読のメールが目立つように赤などの色をつけたいのに
どうやったらいいのかがわからない、という方が多いようです。

Outlook 2007 までとメニューの位置が変わっているので見つけられない、Notes の
ときは赤く表示されていたのに、、、など。

こんな感じ↓に未読のメールが赤くなるように設定する方法をご紹介します。

使うのは、「メールが未読だったらフォントに赤を適用する」という条件付き書式の
機能です。

20140701_01.gif


Step1. 
[受信トレイ] に条件付き書式を設定する

[受信トレイ] などのフォルダーでは、メール アイテムをどのように表示するのかを、
「ビュー」という定義によって決定されています。

Outlook 2010 の [受信トレイ] は、既定で [コンパクト] というビューが適用されて
いますが、これを [シングル] や [プレビュー] に変更したり、自分でビューを作成して適用したりできます。

一般的な方法として、既定の [コンパクト] というビューの設定に、「未読だったら
フォントの色を赤にする」というルールを追加することで、[受信トレイ] が
[コンパクト] というビューのとき、「未読のメールが赤で表示」されます。

1. [受信トレイ] を選択し、リボンの [表示] タブの [現在のビュー] グループの
  [ビューの設定] をクリックします。 20140701_02.gif



2. [ビューの詳細設定: コンパクト] ダイアログ ボックスが表示されます。

  (既定では [受信トレイ] に "コンパクト" というビューが設定されているはずです。
  違うビューを適用している場合は、ダイアログ ボックスの名前が違います。)

  [条件付き書式] をクリックします。
20140701_03.gif



3. [条件付き書式] ダイアログ ボックスが表示されます。

  [未読のメッセージ] が選択されていることを確認して、[フォント] をクリック
  します。
20140701_04.gif



4. [フォント] ダイアログ ボックスが表示されます。

  [色] で「赤」を選択して [OK] をクリックします。

  (文字の色はもちろん赤じゃなくてもよいし、斜体にするとか、サイズを変える
  とか、他のフォントの書式も選べます。[スタイル] に元々「太字」が設定されて
  いることもわかります。)
20140701_05.gif



5. [条件付き書式] ダイアログ ボックスのルールのプロパティに設定した書式が
  表示されます。

  [OK] をクリックします。
20140701_06.gif



6. [ビューの詳細設定: コンパクト] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックします。
20140701_07.gif



7. [受信トレイ] の未読のメールのフォントが赤 (設定した書式) で表示されます。
20140701_01.gif



Step2. 
ほかのフォルダーの未読のメールも赤にする

サブ フォルダーをたくさん作ってメールを管理していて、[受信トレイ] と同じように
未読のメールを赤にしたいとき、Outlook 2010 や Outlook 2010 であれば、ビューの
定義をほかのフォルダーに適用することですばやく設定できます。(Outlook 2007 に
この機能はありません。)

1. [受信トレイ] (ビューのコピー元のフォルダー) を選択して、
  リボンの [表示] タブの [現在のビュー] グループの [ビューの変更] をクリックし、
  [現在のビューを他のメール フォルダーに適用する] をクリックします。
20140701_09.gif   



2. [ビューの適用] ダイアログ ボックスが表示されます。

  (未読が赤になるように定義してある "コンパクト") ビューを適用するフォルダーの
  チェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします。
   20140701_10.gif



3. [ビューの適用] ダイアログ ボックスで選択したフォルダーにビューが適用され、
  未読のメールが赤で表示されます。
201407_01_08.gif



Step3. 
ビューをリセットして元に戻すには

書くまでもないのかもしれませんが、一瞬、「ん?」と思う方がいらっしゃるかも
しれないので、ビューをリセットして元に戻す (未読が赤では表示されなくなる) 方法も書いておきます。


1. ビューをリセットするフォルダー (ここでは [受信トレイ] でも、[プロジェクト]
  などの一括適用をしたフォルダーでも OK) を選択して、リボンの [表示] タブの
  [現在のビュー]グループの [ビューのリセット] をクリックします。
20140701_11.gif

2. メッセージで [はい] をクリックします。
20140701_12.gif

3. この直後、元に戻ってない (未読が赤く表示されている) と思われるかもしれま
  せん。その場合は、どれでもいいのでほかのフォルダーを選択して、再度、
  [受信トレイ] などを選択してください。この操作をすると、リセットした結果を
  確認できます。

  なお、Step 2 でご紹介した [現在のビューを他のメール フォルダーに適用する] を
  使ってほかのフォルダーにもビューの定義を適用している場合、
  これらのフォルダーもリセットされます。
20140701_13.gif




「未読のメールを赤くする」機能ではなく、「条件に一致した場合に自動的に書式を
適用する」機能です。
条件を追加すれば、自分だけに届いているメールや差出人が要注意人物のメールを
目立たせるとか、いろいろな使い方ができるということです。

石田かのこ