「行」と「段落」という単位をきちんと理解しているだけで、「思ったようにならない！」が減り、
Wordはぐんと使いやすくなります。

今回は Word の基本ともいえる「行」と「段落」についてもう一度確認していただこうと思います。

画面上での表示がわかりやすいように、操作を行う前に [ホーム] タブの [編集記号の表示/非表示] が
オンになっていることを確認しておいてください。

行って？段落って？を、まずは確認してみましょう。

■　行
「行」とは、句点までとは限らず、文書の左端から右端までの横方向の文字列などを表示する場所を
指します。

Wordでは行に入力する文字列が1 行で収まりきらないとき、そのまま文字列の入力を行うと、
自動的に折り返されて次の行（2 行目）に文字列が入力されます。

■　段落
「段落」とは、段落記号（改行マーク）の後ろから、次の段落記号（改行マーク）までのまとまりを
指します。

Wordではこの「段落」を意識しながら文書を作成することがとても重要です。
たとえば、「■」や「●」などの行頭文字や「１．」「２．」などの段落番号は、
選択した段落の先頭に記号をつける機能で、行に設定する機能ではありません。
Wordの書式設定は、「行」よりも「段落」に対して行う方が多いように思います。

文章に区切りをつけて次の行から文字列を入力したいとき、文字列の一番後ろに表示される段落記号
（改行マーク）の後ろにカーソルを置き、[Enter] キーを押します。
そうすると、カーソルは強制的に次の行へ移動します。

これは、「改行した」のではなく、「文書内に新しい段落を作成した」という操作と言えます。
（下図、分かりやすくするために、文書内の段落を「赤」と「青」で塗りつぶしています。）
赤の段落を見るとわかるように、1 つの段落内には1行だけとは限らず、複数の行が含まれることが
あります。

Wordでは、書式などの設定を行う前に必ずその対象を選択します。
まずは、行単位で対象を選択する方法を確認しましょう。

1.　選択する行の左側の余白部分にマウス ポインタを合わせ、カーソルが斜め右上を向いた矢印の
形に変わったらクリックします。
クリックした位置の右側の行が選択されます。

複数の行を選択する場合は、そのまま下方向へドラッグします。

段落を選択する方法はいくつかあります。その段落に「何を設定したい」のか、によって、
段落の選択方法を選んだらよいと思います。

■ドラッグ アンド ドロップで選択する

マウスで段落記号 (改行マーク) までをドラッグすると、段落が選択されます。
段落内に 1 行しかないのであれば、余白部分をクリックして行を選択しても
段落記号 (改行マーク) までが選択されるので、結果的には同じように選択していることになります。

1.　選択する文字列の左端にカーソルを合わせ、マウスで左クリックをしながら
段落記号（改行マーク）までをドラッグ アンド ドロップで範囲選択します。

■クリックで選択する

段落全体の配置や箇条書きなどの書式の場合は、段落内をクリックしてカーソルを置くだけでも
段落を選択しているとみなされ書式設定を行えます。

1.　書式を設定する段落内をクリックしてカーソルを表示します。
カーソルの置かれている段落が書式設定の対象となります。

2.　[ホーム] タブの [中央揃え] をクリックします。
選択した段落の文字列が中央に配置されます。

■トリプル クリックで選択する

段落内ですばやく 3 回クリックをしても、段落を選択できます。
どこまでが 1 つの段落なのかを確認しつつ、書式設定をしたい場合などに便利な操作方法です。

1.　選択する段落内の任意の位置にカーソルを合わせ、すばやく 3 回クリックします。
トリプル クリックした段落が選択されます。

2.　[ホーム] タブの [フォントの色] をクリックします。

3.　選択した段落のすべての文字列に書式が設定されます。

前のステップでも少し触れましたが、行末や文末で [Enter] キーを押すと新しい段落が作成されます。
「段落内で改行をしたいのに [Enter] キーを押すと書式が自動的に引き継がれて困る」と
思われている方は多いのではないでしょうか。
「こうしたくないのになんでこうなっちゃうの？」と思ったことありませんか？

たとえば、段落番号が設定されている段落で「1.の項目の説明をもう一行増やそう」と、行末で
[Enter] キーを押すと、勝手に新しい番号が挿入され、「違う違う、こうじゃない」と思ったことが
あるのではないでしょうか。

文章の入力中に、[Enter] キーを使って改行することは、正確には「行を変える」のではなく
「段落を変える」ことを意味しています。
Word の既定では、選択している段落の書式が次の段落にも自動的に適用されます。
そのため、[Enter] キーを押した段落に設定されている書式を引き継いでしまうのです。

段落を変えずに行だけ変えたいとき（改行したいとき）は、[Shift] ＋ [Enter] で操作します。

1.　改行をしたい行末にカーソルを置き、[Shift] キーを押しながら [Enter] キーを押します。
ここでは、「1.」の段落の末尾で改行をします。

2.　段落内で改行され、カーソルが次の行に移動します。
段落内での改行のため、新たな段落番号は表示されません。

3.　1 つの段落内に 2 行の文字列が表示されます。

＜まとめ＞
文書は、ただの文字の集まりではなく、文字、行、段落、セクション、ページなどで
構成されており、それぞれに対するさまざまな設定で成り立っているのです。
Word で思い通りにスムーズに文書作成をしようと思うのならば、どこをどう選択したら、
どうなるのか？ということを知っておきたいですね。

石田 かのこ

対象となるセルを範囲選択して、[ホーム] タブの [セルを結合して中央揃え] をクリックすると、
セルが結合されて文字列が中央に表示されるのはもうお分かりですよね。

Excel  2007 では、[セルを結合して中央揃え] のボタンに ▼ が追加されており、結合の種類を
選べるようになりました。
たとえば、▼ をクリックして [セルの結合] をクリックすると、セルは結合されますが文字列は中央に
配置されません。

また、私が意外と重宝しているのが [横方向に結合] です。
対象となるセル範囲を選択して、[横方向に結合] をクリックすると、選択した複数のセルが横方向にだけ
結合されます。

Excel 2003 までで同じことをしようとした場合は、対象となるセル範囲をそれぞれ選択して、
[セルの書式設定] ダイアログ ボックスを表示して設定していましたから、ダイアログ ボックスを
表示せずにボタンから操作ができるのはとても便利です。

＜まとめ＞
新しい操作方法を知らないと、簡単に操作ができるようになったのに今までの方法で操作を
してしまいますよね。それはもったいないな、と思います。
Excel 2007 を使い始めた方は是非お使いになってください。

石田 かのこ

前回書いたように、合計の時間が求められたからといって、これに時給となる金額をかけたところで
正しいお給料の額は算出できないのです。
 

下図を見ていただくとわかるのですが、セル D17 の表示形式を「通貨」に変更し、
セル F10 *セル D15、という計算式を作成すると「￥1,653」と表示されます。
時給 900 円で 44 時間も働いたのに1600円？？ ということになります。

これはなぜでしょう？

少し遠回りをしますが、今回は「シリアル値」というキーワードについて確認してから先に進みます。

Excel では、シリアル値という日付や時刻を表す数値を使って、日数や時間の計算を
可能にしています。

(Windows 版の) Excel では、1900年1月1日をシリアル値「1」として、経過日数をプラスして
いきます。1900年1月2日は 1日経過しているので、シリアル値で表すと「2」です。

それからずーーっと、何万日も経過して 2010年6月1日までいくと、シリアル値は「40300」と
なります。

Excel では、このシリアル値に「見た目」を設定することで「2010年6月1日」とか
「2010/6/1」とか「6月1日」などのように表わしているのです。

試しに、セルに「40330」と入力し、[セルの書式設定] ダイアログ ボックスを表示して、
[表示形式] タブの [分類] で [日付] を選択して [種類] で形式を選択してみてください。
「サンプル」という部分に、「40330」に選択した形式を適用するとどう見えるのかが確認できますね。

しかし、私たちは、日付を入力するときにシリアル値で入力したりしません。
「6/1」とか「6-1」とかというように入力しますね。

セルに「6/1」とか「6-1」のように入力をすると、Excel が自動的に日付だと認識し、
シリアル値を取得し、さらに「2010年6月1日」などのような見栄え (表示形式) を
設定してくれるのです。

シリアル値を使うと経過日数を求めることができます。
たとえば、40339 (2010年6月10日) から 40300 (2010年6月1日) を引くと、
「9」なので「9日が経過した」という答えが求められます。

同じように、時刻もシリアル値を使って表し、これを元に計算することができます。

シリアル値は、1 や 2 などの整数部分が日付を、0.5 や 0.25 などといった小数部分が時間を
表わしています。
24 時間経過するということは「1」日経過するということであり、1 日 (24 時間) に満たない部分は
時間であるため小数点以下で表わす、ということです。

「6:00」は 1 日の 4 分の 1 なので 0.25、「12:00」は 1 日の 2 分の 1 なので「0.5」と考えると
わかりやすいでしょうか。

「40330.25」は「2010年6月1日 の 6時」で、「40330.5」は「2010年6月1日 の 12時」です。
「40330.5」から「40330.25」を引くと、「0.25」でこれに時刻を表す表示形式を設定すると「6:00」と
表示されます。
ということで、6時間が経過しているということがわかります。

ここまでのシリアル値の考え方を元に、前回の合計時間のシリアル値を見てみましょう。

緑色のセル (合計時間のセル) のシリアル値を [セルの書式設定] ダイアログ ボックスで確認すると、
「1.836111111」となっています。

日の部分を整数で、時間を少数で表したとき、
44 時間は、24 時間 (1 日：シリアル値 1) と、20 時間 (シリアル値：0.83) となりますね。

時間の合計が表示されているセル F10 のシリアル値「1.836111111」に、
時給である「900円」をかけると「1,653円」になるのです。

なぜ、時給 900 円で 44 時間働いたのに 1600 円ほどと表示されてしまうのかが、
わかりましたでしょうか。

ここまでが、前提となるお話。
次の Step からが、時間と時給を元にお給料を算出するという本題です。

シリアル値ではない、計算のできる作業時間を用意しなければなりません。

「44:00」の中に「何日」あるかを DAY 関数で求め、(日を除いて) 何時間あるのかを
HOUR 関数で求めてセルに表示します。

DAY 関数は、シリアル値に対応する 1 ～ 31 の「日」を求める関数です。
HOUR 関数は、シリアル値に対応する 0 ～ 23 の「時刻」を求める関数です。

DAY 関数と HOUR 関数を組み合わせて、トータルの時間を求める計算式は、

=DAY(シリアル値) * 24 + HOUR(シリアル値)

となります。

今回の例を計算式に当てはめると、

=DAY(F10)*24 ＋ HOUR(F10)

となり、

=24 ＋ 20

なので、「44」時間という答えが出ますね。
(セル D13 の表示形式は、「標準」にすると下図と同じ結果が表示されます。)

あとは、算出した作業時間*時給という計算式を作ればよいです。

だいぶ遠回りをしましたが、「シリアル値」と「表示形式」、「時刻」と「時間」など、
データとそのデータの意味や見栄えについてご紹介をしました。
複雑に感じて、急には覚えられないという方もいらっしゃると思いますが、
「普通には計算できないっていうのを見たことがある気がする」という程度に、
記憶に残してもらえればそれでよいです。
あとは必要になったときにまたインターネットなどで調べてみてください。

そして、15分単位で計算しなくちゃとか、お休みの日と平日で時給が違うんだけどなど、
いろいろ応用しなければならないとは思います。
それも計算式次第。詳細なパターンについてはまたリクエストがあれば書きたいと思います。

石田 かのこ

実は、Excel での時間に関する処理は意外と複雑というか、奥が深いテーマだったりします。

Excel で時刻を入力したり、入力された時刻を元に時間を計算したりするときポイントを
いくつかご紹介したいと思います。

今回は、とても基本的なことだけ。
入力した数値を「時刻」として表示するための設定と、簡単な計算についてご紹介します。

「7:00」とか「12:00」などのように時刻を表示したいとき、もちろんキーボードから「:」(コロン)を
入力するのですが、まとめて入力するときにはあまり入力のしやすいキーではないですね。

ネットで他の方がご紹介されていたりしますが、いつからか私もやっぱり、
オートコレクトの機能を使って、ピリオドを 2 つ続けて入力したら「:」に自動的に変更されるように設定して使っています。

「オートコレクト」は、もともとは、(イメージとしては)「誤」と「正」を登録しておいて、
よく間違えるスペルが自動的に修正されるようにしたり、
「(c)」と入力したら Copyright のマークが表示されるようにしたりするときに使える機能です。

文字列の登録や削除は、次の手順で行えます。
※Excel 2003 を使っている方は、1. と 2. の手順の代わりに [ツール] メニューの
[オートコレクトのオプション] から操作してください。

1.　[Office ボタン] をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。

2.　[Excel のオプション] ダイアログ ボックスの [文章校正] の
[オートコレクトのオプション] をクリックします。

3.　[オートコレクト] ダイアログ ボックスの [オートコレクト] タブの [修正文字列] に
「..」(ピリオド 2 つ) を入力し、[修正後の文字列] に「:」(コロン) を入力して、
[追加] をクリックします。

4.　「..」と入力すると「:」に変更されるように設定されます。

Office の共通設定なので、Excel で設定したら、Word や PowerPoint などでも同じように
動作します。[オートコレクト] ダイアログ ボックスの [入力中に自動修正する] チェック ボックスを
オフにすると、登録を削除せずに自動修正機能をオフにできます。

ちなみに、オートコレクトは Ctrl ＋ Z などで操作を元に戻すと修正前の文字列に戻ります。
自動修正をオフにするまでもなく、「今だけ」解除したいというような場合に知っておくと便利ですよ。
ちなみに、この原稿は Word で書いていますが、文章中にあえて「..」と残したい部分は、元に戻して
対応しています。

セルの表示形式が既定の「標準」の場合、「8:00」や「12:00」などと入力すると、
それは時刻であるとExcel が自動的に認識し、自動的にセルの表示形式が時刻を表示する形式に
変更されます。

たとえば、セルに「4/1」と入力すると日付であると認識されて、「4月1日」と表示されるのと
同じ動きですね。

ここでは、下図の水色の部分に時刻を入力し、ピンクと緑色の部分には後から計算式を
使って作業時間を表示する予定です。

これらのすべてのセルの表示形式が、「標準」の状態で操作を始めます。

「開始」と「終了」の時刻を水色のセルに入力し、ピンク色のセルに 1 日の作業時間を算出する
数式を作成します。

前の Step でご紹介した、コロンの入力方法などを使って時刻を入力してみてください。
日本語入力がオフのほうが入力しやすいかもしれません。

1.　水色のセルに開始時刻と終了時刻を入力します。

2.　1 日の作業時間を表示するセルに、「=終了時刻-開始時刻」となるように、数式を入力して
[Enter] キーを押します。
ここでは、「=E5-D5」としています。

3.　(7月5日の) 作業時間が計算結果として表示されます。
フィル ハンドルを使って、ほかのセルに数式をコピーします。

4.　数式がコピーされ、ピンク色のセルにそれぞれの日付の作業時間が表示されます。

ピンク色のセルに求めた作業時間の合計が、緑色のセルに表示されるように計算式を作成します。
普通の数値データと同じように、SUM 関数を使って合計を求められます。

1.　作業時間の合計を表示するセル (F10) に、=SUM(セル範囲) となるように
計算式を作成し、[Enter] キーを押します。
ここでは、「=SUM(F5:F9)」としています。

2.　作業時間の合計が表示されます。

「44:04」とならず「20:04」となっており、1日 (24 時間) 分が抜けていますが、
これは、次の Step でセルの表示形式を変更することで対応します。


 

(とりあえず「分」の部分は置いておいて)
なぜ、44:00 ではなく 20:00 と表示されるのか、どうやったら 44:00 と表示できるのかを
確認します。

既定では、「44:00」(44 時間) は、「1 日」と「20 時間」と認識され、
セルには「20 時間」の部分だけが「20:00」と表示されるのです。
自動的に適用されるセルの表示形式では、24 時間を超える分は、すでに「時間」ではなく
「日」に繰り上げられていると思えばよいです。

データをどう見せるのかは表示形式で設定しているのですから、「24時間を超えた分も時間として
表示してほしい」という表示形式を設定すればよいのです。

h:mm が「24時間を超えた分は日とする」(20:00 と表示される) という表示形式、
[h]:mm が「24時間を超えた分も時間とする」(44:00 と表示される) という表示形式です。

前の Step で「20:04」と表示されていた合計の時間が「44:04」と表示されるように
セルの表示形式を変更します。

1.　セルの表示形式を変更するセルを選択し、[ホーム] タブの [表示形式] ボックスで
[その他の表示形式] をクリックします。

[Ctrl] ＋ [1] や、セルを右クリック－[セルの書式設定] をクリックなどで操作しても構いません。

2.　[セルの書式設定] ダイアログ ボックスの [表示形式] タブの [分類] で
[ユーザー定義] を選択し、[種類] ボックスの「h:mm」を「[h]:mm」となるように
修正して、[OK] をクリックします。

3.　セルの表示形式が変更され、24 時間を超える分も時間として表示されます。

24 時間を超える分も時間として表示するための表示形式による対応は、
Excel で時間や時刻に関する処理をするときに、最初に知っておきたいポイントです。

「時刻」を入力して「時間」を算出するのは、さらにこの「時間」を元に何かの
計算をしたいから、ということが多いでしょう。
さて、じゃあ 44 時間と出たから、これに時給をかけたらアルバイトさんのお給料の額が
出せるかなぁ、と思いきや。そうはいかないのです。。。

そのためにはちょっとした工夫が必要なので、それはポイント 2 のほうで書きます。

石田 かのこ

SmartArt グラフィックは静的な図ではないので、後から図表の種類を変更したり、
色合いを変更したりすることがとても簡単にできるのです。
文書を作成していく中で、より適した形式の図表が見つかったときなどにも、手早く変更できます。

たとえば、下図のように、前回の箇条書きリストを異なる種類の図表に変換して、図形の色を
変更するとかなりイメージが変わりますね。
この例だと、どちらがよい、悪い、というほどのことはないのですが・・・

今回は、前回作成した箇条書きリストを使用して、SmartArt グラフィックの書式設定に関して
ご紹介します。

ここでは、下図のように、前回作成した「縦方向箇条書きリスト」の図表を
「縦方向ボックス リスト」に変更します。
また、スタイル機能を使って、図表内の図形が立体的に表示されるなどの効果を追加します。

  
1.　文書内の SmartArt グラフィックの図表を選択し、
[SmartArt ツール] の [デザイン] タブ の [レイアウト] ギャラリーで
[縦方向ボックス リスト] をクリックします。

 
2.　図表の種類が変更されます。

3.　図形の効果 (スタイル) を変更します。

SmartArt グラフィックを選択し、[SmartArt ツール] の [デザイン] タブ の
[SmartArt のスタイル] で設定する効果 (レイアウト) をクリックします。
※ここでは、[立体グラデーション] を選択しています。

レベル １ の図形がそれぞれ異なる色になるように、図形の色を変更します。

1.　SmartArt グラフィックの図表を選択し、[SmartArt ツール] の [デザイン] タブの
[色の変更] をクリックして、[カラフル] で設定する色の組み合わせをクリックします。

2.　図表の図形の色が変更されます。

3.　一部の図形の色だけを変更します。
塗りつぶしの色を変更する図形を選択し、［SmartArt ツール］ の [書式] タブの
[図形の塗りつぶし] をクリックし、設定する色をクリックします。

4.　選択した図形の色が変更されます。

SmartArt グラフィックを使って作成した図表の図形の色は、なぜ既定で水色なのでしょう？
また、[色の変更] の一覧に表示される色はなぜこのパターンの色なのでしょう？

その正体は、「テーマ」という文書全体のデザインを整えるための Office 2007 の新機能です。
テーマについては別途書くつもりなので、今回はさらっとご紹介だけ。

たとえば、人は、「ゴルフ」「パーティ」「通勤」という「テーマ」に応じて、洋服、バッグ、靴の
セットを変えますよね。
これと同じように、中身は変えずに見た目だけをがらっと変える機能が Word や Excel、
PowerPoint にあるのです。それが「テーマ」です。
同じ文書でも「ビジネス」というテーマを適用すればカッチリした見た目になるし、
「キュート」というテーマを適用すればかわいらしい見た目になるのです。

今回の文書は、既定値のままテーマを変更していないので、
[ページ レイアウト] タブの [テーマ] をクリックすると、[Office] というテーマが
設定されていることがわかります。
特別な設定をしない限り、Word 2007 で新規作成した文書は、[Office] というテーマが
適用されているのです。

試しに、[フレッシュ] や [テクノロジー] などのテーマにマウス ポインタを合わせてみましょう。
図表内の図形の色や効果、フォントの種類が変わることがわかります。
「フレッシュ」のほうはかわいらしい感じですし、「テクノロジー」のほうはスマートですね。
(あくまでも個人的な表現です。。。)

[Office] というテーマの場合、下図の 8 色が既定の色として設定されており、
図形の塗りつぶしの色は右から 2 つ目 (水色) が適用されるのです。
そのため、既定の SmartArt グラフィックの図形は水色になりますし、
色の変更で並んでいた色もこの 8 色の中にありますね。

書式設定を何度も繰り返してみたけれど、思うような仕上がりにならず、
一度リセットしてやり直したいなぁというときや、書式を設定しすぎて 1 つずつ元に戻すにも
手に負えない状態になってしまったとき、これって最初からやり直したほうが早いかしら？と
思いますね。
そんなときはリセット機能を使って元の状態に戻しましょう。

1.　図表を選択し、[SmartArt ツール] の [デザイン] タブの [グラフィックのリセット] を
クリックします。

2.　書式がリセットされ、図表が元の状態に戻ります。
（書式に対しての操作なので、レイアウトは元に戻りません）

SmartArt グラフィックの基本的な操作方法を 2 回に分けてご紹介しました。
とても簡単、見栄えが美しい、と、最初は結構使いたくなる機能です。
PowerPoint なんかで使うと、短時間でぱっと目を引くスライドが作れますからね。

が、しかし、小回りが利かないなぁと思う場面がでてきます。きっと。
残念ながら、図形 (オートシェイプ) がいらなくなるわけではないです。
上手に使い分けていきたいと思います。

石田 かのこ

今まで、文字を追加した複数の図形 (オートシェイプ) を描いて、項目や手順などの流れを
書いていたような場面で手軽に使える機能だと思えばよいです。

基本的には、用意されている図表の種類で大まかな見た目を選び、図形に表示する
文字列を入力するだけです。
とても感覚的に使えるので、手順をご案内するほどでもないかもしれませんが・・・。
基本は大切なので、ね。

そして、最大の特徴は、文字列と図形が連動していること、簡単に後から図形を追加したり、
図表の種類を変更したりできることでしょう。

Excel でも Word でも PowerPoint でも使えるのですが、ここでは、Word 2007 を使って、
箇条書きを例に SmartArt グラフィックの基本操作をご紹介します。

ここでは、箇条書きリストを例に、Word の文書内に SmartArt グラフィックを使って図表を
作成します。

1.　SmartArt グラフィックを挿入する位置にカーソルを置き、
[挿入] タブの [SmartArt グラフィックの挿入] をクリックします。

2.　[SmartArt グラフィックの選択] ダイアログ ボックスでリストの形式を選択し、[OK] をクリックします。
※ここでは、[縦方向箇条書きリスト] を選択しています。

3.　縦方向箇条書きリストの SmartArt グラフィックが挿入され、
リボン に [SmartArt ツール] が表示されます。
また、図表の左側には [テキスト ウィンドウ] が表示されます。

[テキスト ウィンドウ] の表示と非表示は、図表の左枠にあるタブをクリックするか、
[SmartArt] ツール の [デザイン] タブ の [テキスト ウィンドウ] で切り替えられます。

図表内の図形に文字列を表示するには、図形に直接、文字列を入力するか、
[テキスト ウィンドウ] に文字列を入力します。

ここでは、[テキスト ウィンドウ] を使って、図形に表示する文字列を入力します。

1.　[テキスト ウィンドウ] の1行目（レベル1 の段落内）にカーソルを置き、文字列を入力します。
連動している図形内にも文字列が表示されます。

2.　[↓] キーを押すか、[テキスト ウィンドウ] で、他の行の中をクリックします。
※[Enter] キーを押すと同レベルの行が追加されてしまうので注意しましょう。
もしも、[Enter] キーを押してしまったら [Excel] の後ろをクリックしてカーソルを置き、
[Delete] キーを押せば、不要な段落を削除できます。

3.　[テキスト ウィンドウ] の 2 行目 (レベル2 の段落) をクリックしてカーソルを置き、
文字列を入力します。
連動している図形内にも文字列が表示されます

4.　[Enter] キーを押します。

5.　[Enter] キーを押した段落と同じレベルの段落が追加されます。

6.　[テキスト ウィンドウ] への文字列の入力を繰り返して、
図表内に必要な図形や箇条書きを追加します。

下図では、レベル 1 の箇条書きが 2 つ、レベル 2 の箇条書きが 5 つになるように
文字列を入力しています。

SmartArt グラフィックの図形の階層構造は、PowerPoint の箇条書きや Word のアウトラインと
同じように、追加したり、後から変更したりできます。
[テキスト ウィンドウ] 内で [Tab] キーを使ってレベルを下げたり、[Shift] ＋ [Tab] キーで
上げたりできます。

キーでの操作が苦手な方は、リボンの [SmartArt ツール] の [デザイン] タブ の [レベル上げ] と
[レベル下げ] を利用してください。

また、[テキスト ウィンドウ] に文字列を入力したあと [Enter] キーを押すと、
同じレベルの段落 (図形) が追加され、[↑]、[↓] などの方向キーを押すと、カーソルをほかの
段落に移動できるということも覚えておくとよいです。

ここでは、既定の箇条書きに加え、新たにレベルを追加します。

1.　[テキスト ウィンドウ] の一番下の段落の末尾にカーソルを置き、[Enter] キーを押します。

2.　[Enter] キーを押した段落と同じレベル (レベル 2) の段落が追加されます。

3.　追加した段落内にカーソルを置き、[Shift] ＋ [Tab] キーを押します。

4.　段落のレベルが 1 つ上がり、図表内にも対応する図形が追加されます。

5.　[テキスト ウィンドウ] で追加した段落に文字列を入力し、[Enter] キーを押します。

6.　レベル 1 の段落が追加されます。
[Tab] キーを押します。

7.　レベルが 1 つ下がった段落に文字列を入力します。
必要に応じて操作を繰り返し、箇条書きを追加します。

8.　図表以外の場所をクリックして図表の選択を解除します。
SmartArt グラフィックを使用した箇条書きリストのできあがりです。

不要な箇条書き (段落) がある場合は、[Delete] キーを使って図形を削除したり、
テキスト ウィンドウの文字列を消してください。

複数の図形やテキスト ボックスを組み合わせて描く図表では、項目の追加や削除のたびに、
個々の図形のサイズや、図形の間隔などの調整をしなければならず、意外と時間と手間がかかりますが、
SmartArt グラフィックなら、図形の追加や削除も容易で、サイズや間隔も自動的に
調整してくれるので後からの編集も容易です
次回は、後から図表の種類を変更したり、図形の色合いを変更したりする方法をご紹介しますね。
図形の色や効果が加わると、とても目を引く図表になると思います。

石田 かのこ

新しく図形を描く方法は 2 つあります。1 つがドラッグ アンド ドロップで求めている大きさの
図形を描く方法、もう 1 つは (ドラッグではなく) クリックをして既定のサイズの図形を描く方法です。

どちらの方法にせよ、Excel 2007、Word 2007、PowerPoint 2007 では、[挿入] タブの
[図形] をクリックして図形の種類を選ぶところから操作を始めます。

図形の左上から右下へ向かってドラッグ アンド ドロップすると、任意のサイズの図形が描けます。

[挿入] タブの [図形] をクリックして、図形の種類を選んだあと、
(ドラッグではなく) スライド上をクリックすると、既定の大きさの図形が描かれます。

図形のサイズを変更するには、図形を選択して、上下左右四隅にあるサイズ変更ハンドルに
マウス ポインタを合わせてドラッグします。

図形を選択して、[Ctrl] キーを押しながらドラッグすると、好きな場所に図形のコピーを作成できます。
選択した図形を基準に、真下・真横にコピーを作成したいときは、[Ctrl] ＋ [Shift] キーを押しながら
ドラッグします。

描いた図形の種類を後から変更する方法について、
「作成済みの図形の種類を後から変更するには？」でOffice 2003 での操作方法をご紹介したことが
ありますが、Office 2007 での操作方法も書いておきます。操作する場所が違うだけで、
難しいことはないです。

よくあるのは、既存の図形と大きさは同じで種類だけが違う図形を追加したい！というケースなので、
基準となる図形をコピーするところから手順を書いておきますね。

1.　コピー元となる図形を選択し、[Ctrl] ＋ [Shift] キーを押しながら任意の方向へドラッグして
図形のコピーを作成します。

2.　種類を変更する図形を選択し、描画ツールの [書式] タブの [図形の編集]－ [図形の変更] を
クリックし、図形の一覧から任意の種類を選択します。
※描画ツールの [書式] タブは、図形を選択していないと表示されないので注意してください。

3.　サイズは変わらず、図形の種類だけが変更されます。

図形の一覧で目的の図形を右クリックすると [描画モードのロック] というコマンドが表示されます。

これはなんでしょう？

図形の一覧で目的の種類をクリックすると、マウス ポインタの形が十字になって、ドラッグしたり
クリックしたりして図形を描けます。
この「マウス ポインタが十字」の状態を「描画モードがオンである」としましょう。

通常は 1 つ図形を描いたら描画モードはオフになります。
連続して図形を描きたくても無理ですね。

[描画モードのロック] は、解除するまで描画モードをオンのままにする機能です。

1.　[挿入] タブの [図形] をクリックし、図形の一覧で図形の種類を右クリックし、
[描画モードのロック] をクリックします。
 

2.　マウス ポインタがの状態になっていることを確認し、1つ目の図形を描きます。

3.　マウス ポインタの状態が維持されていることを確認し、続けて次の図形を描きます。

4.　描画モードを解除して描画を終了するには、[Esc] キーを押します。

おまけ
Office 2003 の場合は図形の種類を右クリックしても描画モードのロックは表示されません。
その代わり、図形の一覧を切り出して、ダブル クリックすると連続して図形を描けますよ。

キレイに図形を配置するためには、後からの微調整が必要になるとは思いますが、
コピーや図形の種類の変更、連続した描画などの、ドラッグして図形を描く以外のちょっとした
便利な操作方法を知っているとスムーズに作業が進みます。
頭の中に思い浮かんだイメージを忘れないうちにすばやく目的の絵が描けるとよいですよね。
次回は PowerPoint 2007 での図形の書式設定についてご紹介しますね。

石田 かのこ

表紙は自動的に文書の先頭ページに挿入されますので、改ページなどで表紙用の空白のページを
用意する必要はありません。
作成済みの文書に表紙を挿入してみます。

1.　[挿入] タブの [表紙] をクリックし、デザインをクリックして選択します。

2.　選択したデザインの表紙が文書の先頭に挿入されます。

表紙を削除したいんだけど、とか、文書の途中や最後には表紙を入れられないの？と思った方。
表紙の削除は、[表紙] をクリックしたときに表示される一覧の下のほうにあります。
表紙の挿入位置は、右クリックをすると選べますよ。奥付のページなんかにも使えそうですね。

表紙には、ファイルのプロパティの [タイトル] や [サブ タイトル] などが自動的に表示される
コンテンツ コントロールがあらかじめ配置されています。
配置される場所や種類は、選んだ表紙のデザインによって異なります。

[タイトル] や [サブ タイトル] などは、ファイルのプロパティと連動しています。
コンテンツ コントロール内をクリックして編集することもできますし、
ドキュメント情報パネルなどを利用してプロパティ情報を編集することもできます。

ドキュメント情報パネルは、[Office ボタン] をクリックし、[配布準備] の [プロパティ] を
クリックすると表示できます。

ファイルにプロパティ情報は残したいけれど表紙には表示したくないとか、
コンテンツ コントロールは不要だ、などという場合には、コンテンツ コントロールを削除します。
コントロールを右クリックし、[コンテンツ コントロールの削除] をクリックして削除できます。

ここからは表紙とは直接関係のないおまけです。

Word 2007 では、ヘッダー/フッターのデザイン設定もスムーズに行えるようになっています。
表紙と同じデザインのヘッダーとフッターを挿入して、文書全体のデザインを統一したり、
プロパティ情報をヘッダーやフッターにも表示したりできます。

Word 2007 のヘッダー/フッターの操作方法はお伝えしたいことがたくさんあるので、
詳しいことはまた改めて書きたいと思います。
ここでは、表紙と同じヘッダー/フッターを挿入したときのイメージをご覧になってください。

1.　[挿入] タブの [ヘッダー] をクリックし、デザインをクリックして選択します
※ここでは、表紙と同じデザインを適用するため、[モダン （奇数ページ）] を選択しています。
同じでなければいけない、ということではありません。

2.　選択したデザインのヘッダーが挿入されます。
表紙にタイトルを入力している場合、ヘッダーにも同じタイトルが自動で表示されます。

3.　[ヘッダー/フッター ツール] の [デザイン] タブの [フッター] をクリックし、
デザインをクリックして選択します。

4.　選択したデザインのフッターが挿入され、ページ番号が自動的に挿入されます。

[ヘッダー/フッター ツール] の [デザイン] タブの [ヘッダー/フッターを閉じる] を
クリックします。

5.　表紙と同じデザインのヘッダーとフッターが挿入されます。

旧バージョンには表紙を作成する専用の機能はなかったので、マニュアルなんかを作るときに、
いざ表紙を作ろうとすると結構手間がかかっていました。
Word 2007 は手軽に表紙やヘッダー、フッターを整えられるのでとても助かっています。
ただ、この図形は邪魔だから消しちゃおうとか、この図形の色はイメージと違うから変更しようとか、
たいてい “少しだけ” 手を加えて使っていますけどね。

石田 かのこ

ヘッダーとフッターの機能を使用すると、用紙の余白にページ番号や日付などの文字列を表示し、
すべてのページに印刷することができます。

1.　[挿入] タブの [ヘッダーとフッター] をクリックします。

2.　画面表示が [ページ レイアウト] 表示に切り替わり、[ヘッダー/フッター ツール] の
[デザイン] タブが表示されます。

3.　ページ番号を表示する位置の枠内をクリックし、[デザイン] タブの [ページ番号] を
クリックします。

4.　選択したヘッダーの枠内に「&[ページ番号]」と表示されます。
任意のセルを選択し、[ヘッダー/フッター] の選択を解除します。

5.　選択したヘッダーの位置にページ番号が表示されます。
画面表示を切り替えます。
[表示] タブの [標準] をクリックします。

資料のタイトルや表の項目名など、印刷したときにすべてのページに表示したい情報があるとき、
その情報が入力されている場所を「タイトル行」として設定し、印刷します。

ここでは、ワークシートの 1 行目から 3 行目がすべてのページに印刷されるように設定します。

1.　[ページ レイアウト] タブの [シートのオプション] グループの
[ダイアログ ボックス起動ツール] をクリックします。

2.　[ページ設定] ダイアログ ボックスの [シート] タブの [タイトル行] ボックスを
クリックしてカーソルを表示します。

3.　タイトル行として利用する、列番号の 1 から 3 をドラッグします。

4.　[ページ設定] ダイアログ ボックスの [タイトル行] に選択したセル範囲が表示されます。
[OK] をクリックします。

ワークシートの 1 行目から 3 行目がタイトル行として設定され、印刷をしたときに
すべてのページに表示されます。

5.　印刷プレビューでページ設定を確認します。
[Office ボタン] をクリックし、[印刷] － [印刷プレビュー] をクリックします。

6.　すべてのページに、ページ番号とタイトル行が表示されます。
印刷プレビューを閉じるには、リボンの [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。

大量のデータをExcelで扱うとき、見出しを常に表示させておくためにはウィンドウ枠の固定をするか、
「テーブルを使うメリット －見出しの表示、列や行の選択－」でご紹介したように、
テーブルの機能を使用すると列番号の部分で見出しの確認ができましたよね。
この2つ、画面上で確認するだけであればとても便利なのですが、印刷時に複数ページに
なってしまう場合、残念ながら見出しとしてすべてのページに印刷することができないのです。
すべてのページに見出しを表示して印刷するときは、ご紹介した方法で設定してくださいね。

石田 かのこ

対象の表をコピーして行列を入れ替えて貼り付けて、新しい表を作成することで対応します。

1.　行列の入れ替えを行う表を範囲選択し、[ホーム] タブの [コピー] をクリックします。

2.　貼り付け先のセルを選択します。

3.　[ホーム] タブの [貼り付け] の ▼ (文字の部分) をクリックし、
[行列を入れ替える] をクリックします。

4.　行と列が入れ替わった表が貼り付けられます。
[Esc] キーを押して、コピー元の表のコピー状態（点線枠）を解除します。

表の行列を入れ替えて貼り付けると、予め設定していたセルの書式設定も含めて入れ替わります。
表の内容は入れ替えたいけれど書式の設定はそのまま使用したい、というときは、
行列の入れ替えを行った表に書式だけの貼り付けを追加します。
ただし、この方法は行と列の数が同じ表でないとうまくできない場合があるので注意してくださいね。

1.　行列を入れ替える対象となる表を範囲選択し、[ホーム] タブの [コピー] をクリックします。

2.　貼り付け先のセルを選択し、[ホーム] タブの [貼り付け] の ▼ (文字の部分) をクリックします。
[行列を入れ替える] をクリックします。

3.　行と列が入れ替わった表が貼り付けられます。
(ここでは、[Esc] キーは押さずに、コピー状態を維持したままにして、次の手順に進んでください。)

4.　[ホーム] タブの [貼り付け] の ▼ (文字の部分) をクリックし、
[形式を選択して貼り付け] をクリックします。

5.　[形式を選択して貼り付け] ダイアログ ボックスの [書式] をオンにして、
[OK] をクリックします。

6.　行と列が入れ替わった表に、元の書式も追加で貼り付けられます。
[Esc] キーを押して、コピー元の表のコピー状態（点線枠）を解除します。

コピーしたあとの貼り付けの種類を選択するだけで、こんなにも簡単に表の行列を入れ替える
ことができます。思ったままに表を作成して、あとから見た目を変更できるのでとても便利ですね。

ただし、残念ながらこの操作は、別の場所に表をコピーせずに行うことはできませんので、
必ず元の表が残ります。元の表が不要な場合は、行と列を入れ替えた表を貼り付けたあと、
削除してくださいね。

石田 かのこ