古いアイテムをクリアするには (ピボットテーブル)

ピボットテーブルでフィルターをするときのリストの話↓。

「フィルターのリストに古いのが残っちゃうんだよね。手順だけ分かればいいや。」という方は、「はじめに」は読み飛ばしてもらってもよいです。

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はじめに

今回は、2016/4/1 ~ 2017/3/28 までの集計元データから、[日付] を行ラベルに配置したピボットテーブルを作って例にしてみます。

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行ラベルのフィルターの一覧を表示すると、2016/4/1 ~ 2017/3/28 までの日付が、1 つずつチェック ボックスで表示され、絞り込みを行いたいときに利用できます。
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集計元データから、4月 ~ 6月の 3 ヶ月分のレコードを削除して、7月以降のレコードだけをテーブルに残します。
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集計元データのレコードの削除後、ピボットテーブルで更新を実行すると、削除したレコードのアイテムは行ラベルに表示されません。
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しかし、フィルターの一覧を確認すると、4月 ~ 6月の日付のチェック ボックスが残っています。今回はこれを何とかしましょう、という話です。
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フィルターに古いアイテムが残らないようにする

  1. フィルターの一覧から、古いアイテムを削除したいピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール] の [分析] タブ (2007 と 2010 は [オプション] タブ) の [ピボットテーブル] グループの [オプション] をクリックします。
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  2. [ピボットテーブル オプション] ダイアログ ボックスの [データ] タブの [データ ソースから削除されたアイテムの保持] の [1 フィールドに保持するアイテム数] で [なし] を選択して、[OK] をクリックします。
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  3. ピボットテーブルを更新します。(これ、必ず。)
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  4. 集計元データから削除した 4月~6月の日付のチェック ボックスが、行ラベルのフィルターに表示されなくなります。
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古いアイテムを保持し続けることによるメリットもあります。たとえば、データはない (ゼロ) だけどラベルは表示したい、なんていうことができるんですよね。

それでも、不要なチェック ボックスがフィルターの一覧に残り続けるのは使いにくいからなんとかしたい、ということを優先するならば、集計元データが削除されたときに自動的にアイテムが保持されないようにしておけばよいと思います。


石田 かのこ